Ihr Einkaufsprozess – mehr Effizienz durch eProcurement

Ihr Unternehmen – die Situation

Prozesse mit direkter Aussenwirkung sind meist optimal gestaltet. Im Gegensatz dazu bieten die Einkaufsprozesse für indirekte und direkte Güter oft Verbesserungspotenzial und Einsparmöglichkeiten. eProcurement optimiert die Einkaufsprozesse im Unternehmen ebenso wie die Anbindung von Geschäftspartnern und die Nutzung von Internet- Marktplätzen.

Ihr Einkauf – die Analyse

In einem herstellerneutralen Orientierungs-Workshop für die Entscheider aus den Einkaufs- und IT-Abteilungen sowie technische Spezialisten wird die gesamte Umgebung analysiert – von der Produktauswahl und Bestellung über die Lieferung bis zur Rechnung.

Die eProcurement-Strategie wird im Einklang mit Ihren Unternehmenszielen definiert und verifiziert. Wesentliches Ergebnis der Orientierungsphase ist ein "Assessment Report", in dem die Ergebnisse dokumentiert und Empfehlungen für die Einführung einer eProcurement Lösung gegeben werden. Wir zeigen Ihnen die Vorteile und Hindernisse auf und schlagen konkrete Schritte vor.

Optimierung Ihres Einkaufsprozesses

Oft kann durch ein Re-Design bestehender Prozesse schon eine Effektivitätssteigerung erreicht werden, und in vielen Fällen empfiehlt sich ein Re-Design im Vorfeld der Einführung einer eProcurement Applikation. In der Einkaufsprozessoptimierung werden die etablierten Prozesse sorgfältig erfasst, analysiert und dokumentiert. Der Optimierungs-Report bietet Alternativen und gibt Hinweise auf Verbesserungs-potenzial. Wenn Sie es wünschen übernimmt die Matthes & Anthuber Solution Consulting GmbH das Re-Design und die Implementierung der optimierten Einkaufsprozesse.

Projekt Management

Das Projektmanagement beginnt in der Planungs- und Designphase. Erfahrene Projektmanager mit langjähriger eProcurement-Expertise übernehmen die Gesamt- oder Teilprojektleitung. So stellen wir sicher, dass Ihre eProcurement-Lösung termin- und kostengerecht geliefert wird

Planung & Design

In dieser Phase erfolgt das Design der eProcurement Lösung. Die Bereiche

  • Prozesse
  • Infrastruktur
  • Applikationssoftware
  • Implementierungskonzept
  • Kataloge
  • Geschäftspartneranbindung

werden im Detail geplant und dokumentiert. Auf Basis der Designdokumente wird ein exakter Projektplan für die Einführung der eProcurement Lösung erstellt.

Pilot-Phase

Der Probebetrieb kann in zwei unterschiedlichen Modellen erfolgen.

Proof of Concept: In dieser Phase sammelt eine definierte Benutzergruppe erste Erfahrungen mit der geplanten eProcurement-Lösung. Planung und Umsetzung werden in der Praxis überprüft, etwaige Probleme werden erkannt. In einem "Pilot Review" wird untersucht, ob die Lösung den Erwartungen und Anforderungen entspricht. Die gesamten Erkenntnisse dieser Phase werden in der weiteren Planung berücksichtigt.

Rapid Pilot: Mit Hilfe eines vorkonfigurierten eProcurement-Standardsystems kann Matthes & Anthuber sehr schnell eine nutzbare Umgebung bereitstellen. Auch hier werden die Erkenntnisse während des Betriebs in die Planung der endgültigen eProcurement-Lösung integriert.

Leistungsumfang für beide Modelle:

  • Definition des Piloten
  • Aufbau und Betrieb des Piloten
  • Unterstützung der Benutzer
  • Auswertung und Dokumentation

Implementierung

Die Matthes & Anthuber Solution Consulting GmbH übernimmt neben dem Projektmanagement die komplette Implementierung der konzipierten eProcurement Lösung, berät und unterstützt die beteiligten Abteilungen und ggf. Partner. Dazu gehören folgende Bereiche:

  • Applikationssoftware (Installation, Konfiguration)
  • ERP Integration
  • Kataloge
  • Geschäftspartneranbindung
  • Benutzerschulung
  • Rollout
  • Dokumentation

Nach der Implementierung, zur Unterstützung des Betriebs der eProcurement-Lösung, stehen "Support Packages" zur Verfügung.

Hosting

Für Pilotinstallationen oder kleinere eProcurement Umgebungen, die Sie nicht selbst aufbauen und betreiben wollen, bietet die Matthes & Anthuber Solution Consulting GmbH das komplette Hosting der Infrastruktur und der nötigen Applikationen an. Die Dienstleistung umfasst das Bereitstellen und den Betrieb der Applikation und der nötigen Infrastruktur, das Katalogmanagement, Benutzerunterstützung als "Second Line Support" sowie laufende Trainings z.B. für neue Benutzer und bei Softwareaktualisierungen.

Katalog Management

Elektronische Kataloge sind wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen eProcurement- Lösung und einer positiver Benutzererfahrung. Die Katalogprozesse, d.h. wie ein Katalog entsteht, bereitgestellt und aktualisiert wird, müssen in Zusammenarbeit mit den beteiligten Geschäftspartnern zunächst im Detail definiert und ggf. optimiert werden. Empfehlenswert ist die Einbringung möglichst vollständiger Daten einschließlich Bildern in einen Katalog anstatt sich am technisch geforderten Minimum zu orientieren. Neben dieser Prozessdefinition bietet die Matthes & Anthuber Solution Consulting GmbH auch die technische Umsetzung an, dies beinhaltet:

  • Erstellen
  • Konvertieren
  • Prüfen
  • Einspielen
  • Aktualisieren von Katalogen